Handleiding

Waarom PianoInfo?

Het probleem

De markt voor tweedehands piano's en vleugels is versnipperd. Kopers zoeken op tientallen websites, marktplaatsen en sociale media. Handelaren moeten hun aanbod op evenzoveel plekken plaatsen. Tijdrovend en onoverzichtelijk.

PianoInfo brengt hier verandering in: één gespecialiseerd platform dat zich uitsluitend richt op piano's en vleugels.

Wat maakt ons anders?

Anders dan algemene verkoopplatformen biedt PianoInfo functionaliteit die specifiek is ontwikkeld voor de pianohandel:

• Automatisch bouwjaren opzoeken op basis van serienummers
• Uitgebreide filters op type, merk en prijsklasse
• Overzichtelijke presentatie die recht doet aan uw instrumenten

Voor kopers én handelaren

Voor kopers: Eén centrale plek om het volledige aanbod van professionele handelaren te vergelijken.

Voor handelaren: Een professionele etalage die past bij de waarde van uw instrumenten – zonder de ruis van kinderfietsen en gebruikte meubels.

Abonnementen & Prijzen

Wij bieden verschillende abonnementen aan, van gratis voor stemmers en technici tot uitgebreide pakketten voor grote showrooms.

Voorraad- en administratiebeheer

Wat PianoInfo onderscheidt van andere platforms is de ingebouwde ondersteuning voor uw bedrijfsadministratie. Bij het invoeren van een instrument kunt u niet alleen de verkoopgegevens vastleggen, maar ook uw inkoopprijs, inkoopdatum en het type BTW-regeling.

De margeregeling

Veel pianohandelaren werken met de margeregeling voor tweedehands goederen. Bij deze regeling betaalt u BTW over de winstmarge in plaats van over de volledige verkoopprijs. De margeregeling is voordelig omdat u geen BTW betaalt over de kostprijs van het instrument – alleen over het verschil tussen wat u eraan verdient.

Twee berekeningsmethodes

Binnen de margeregeling kunt u kiezen uit twee methodes, elk met voor- en nadelen:

De individuele methode

U berekent per instrument afzonderlijk de marge (verkoopprijs minus inkoopprijs) en betaalt BTW enkel over deze marge. Dit is eenvoudig: elk instrument staat op zichzelf. Verkoopt u een piano verlieslatend (tegen lagere prijs dan u betaald hebt), dan geeft dit BTW-voordeel niet – u betaalt geen BTW over negatieve marge. Omgekeerd krijgt u dat voordeel ook niet gecompenseerd door winst op een ander instrument in dezelfde periode.

De globalisatiemethode

U telt alle aankopen en verkopen binnen een periode (bijv. een kwartaal) bij elkaar. De totale marge is het verschil tussen alle inkomsten en alle uitgaven. U betaalt BTW enkel over de totale marge van die periode. Dit biedt meer flexibiliteit: verkoopt u één piano verlieslatend, dit verlies compenseert winst op andere piano's. Alleen als de totale marge negatief is, betaalt u geen BTW en draagt u het saldo over naar volgende periode.

BTW-piano's vs. marge-piano's

Het systeem maakt een scherp onderscheid tussen twee soorten instrumenten:

• BTW-piano's (reguliere regeling): Nieuwe instrumenten of instrumenten aangekocht van BTW-plichtige leveranciers. Hier betaalt u reguliere BTW (21%) over de volledige verkoopprijs. De BTW op uw inkoop is in dit geval doorgaans aftrekbaar.
• Marge-piano's: Instrumenten aangekocht van particulieren, niet-geregistreerde verkopers of buitenlandse niet-BTW-plichtigen. Hier geldt de margeregeling. U betaalt BTW enkel over de marge, maar kunt geen BTW als voorbelasting aftrekken op het instrument zelf.

Belangrijk: De keuze van de regeling bepaalt hoe u het instrument invoert in uw administratie. In PianoInfo geeft u dit aan via het veld "BTW-type" per instrument. Dit bepaalt ook hoe het instrument wordt meegenomen in uw rapportages.

De factuur

Op de factuur mag u voor een marge-instrument nooit het BTW-bedrag vermelden. De koper heeft immers geen recht op BTW-aftrek. U bent verplicht op de factuur te vermelden dat de margeregeling van toepassing is. Voor BTW-piano's vermeldt u het BTW-bedrag conform het standaardtarief.

Nederland en Belgie

Het platform ondersteunt zowel Nederlandse als Belgische handelaren. De BTW-tarieven worden automatisch aangepast aan het land: 21% en 9% voor Nederland, 21% en 6% voor België. Bij het genereren van rapporten kunt u filteren op land, zodat u voor elk land een afzonderlijk overzicht krijgt voor uw aangiftes.

Rapportage voor uw administratie

In uw dashboard vindt u de rapportagefunctie onder een apart tabblad. Hier heeft u toegang tot twee soorten rapportages: voorraad inventarisatie en BTW rapportage voor verkochte instrumenten.

Voorraad inventarisatie

De voorraadrapportage geeft een actueel overzicht van alle instrumenten die nog niet verkocht zijn. U ziet in een oogopslag het totaal aantal instrumenten, de totale inkoopwaarde, de totale vraagprijs en de potentiele marge. Het overzicht splitst ook uit per categorie (piano's en vleugels) en per status (publiek zichtbaar of intern). Dit rapport is ideaal voor uw jaarlijkse inventarisatie of om snel inzicht te krijgen in de waarde van uw voorraad.

BTW rapportage

Voor de BTW aangifte selecteert u een periode, bijvoorbeeld een kwartaal, en genereert u een overzicht van alle verkochte instrumenten in die periode. Voordat u het rapport genereert, kiest u de berekeningsmethode voor marge-piano's.

Bij de globalisatiemethode telt het systeem alle inkopen in de periode bij elkaar op en alle verkopen in de periode. De marge is het verschil tussen deze totalen. Let op: een instrument dat u vorig jaar inkocht maar dit kwartaal verkoopt, telt de inkoop niet mee in dit kwartaal. Alleen inkopen met een inkoopdatum binnen de geselecteerde periode worden meegenomen. Bij een negatieve marge, bijvoorbeeld omdat u meer heeft ingekocht dan verkocht, is geen BTW verschuldigd en draagt u het tekort over naar de volgende periode.

Bij de individuele methode berekent het systeem per verkocht instrument de marge door de verkoopprijs te verminderen met de inkoopprijs van dat specifieke instrument. Dit is eenvoudiger maar minder flexibel dan de globalisatiemethode.

Voor BTW-piano's, waarbij u de reguliere BTW afdraagt over de verkoopprijs, wordt de berekening apart getoond. Het rapport geeft per BTW-tarief de totalen weer.

Export naar CSV

Beide rapportages kunt u exporteren naar een CSV-bestand dat u in Excel of uw boekhoudprogramma kunt openen. Het bestand bevat alle individuele instrumenten plus een samenvatting van de totalen. Deze export kunt u direct gebruiken voor uw BTW-aangifte, uw jaarrekening of om door te sturen naar uw boekhouder.

Intern & Publiek Aanbod

Bepaal zelf wat zichtbaar is op de website en wat alleen in uw dashboard blijft.

Tip: Vul de verkoopdatum in om een instrument als verkocht te markeren. Uw complete transactiehistorie blijft altijd bewaard.

Prijs op aanvraag

Bij het invoeren of bewerken van een piano kunt u een vinkje zetten bij "Toon 'Op aanvraag' op website". Dit vinkje staat direct onder het vraagprijsveld.

Tip: Handig voor duurdere instrumenten waarover u liever persoonlijk onderhandelt, of als u de prijs nog niet definitief heeft vastgesteld.

Foto's beheren

Bij het bewerken van een piano ziet u onder "Huidige foto's" een preview van elke geüploade foto. Hier kunt u:

• Klikken op de thumbnail om een grote preview (lightbox) te openen
• 🔄 Draaien om de foto 90° met de klok mee te roteren

De rotatie wordt direct op de server opgeslagen — u hoeft de piano niet opnieuw op te slaan. De gedraaide foto is meteen zichtbaar op alle pagina's.

Tip: Foto's van telefoons worden bij het uploaden automatisch rechtgezet op basis van de EXIF-oriëntatie. Staat een foto toch scheef? Gebruik de draai-knop om dit handmatig te corrigeren.

CITES Herkomstdossier

Heeft u piano's of vleugels met ivoren toetsen van vóór 1975? Dan is een herkomstdossier essentieel voor de legale handel volgens de CITES-regelgeving.

Wat is het?

Het CITES Herkomstdossier is een digitaal dossier dat u samenstelt in uw dashboard, onder het tabblad "CITES Dossier". Het bevat alle informatie die nodig is om aan te tonen dat het ivoor in uw instrument legaal is: instrumentgegevens, de volledige eigendomsketen, en ondersteunende documenten.

Hoe werkt het?

Via een stapsgewijze wizard voert u de gegevens in:

1. Instrument & Ivoor — Selecteer de piano, bevestig de aanwezigheid van ivoor en beschrijf de conditie
2. Eigendomsketen — Voeg elke eigenaar toe met periode en hoe het instrument is verkregen
3. Documenten — Upload ondersteunend bewijs: aankoopfacturen, foto's, taxatierapporten
4. Overzicht & PDF — Controleer alle gegevens en genereer een professioneel PDF-dossier

Het gegenereerde PDF-document bevat alle informatie in een overzichtelijke opmaak die u kunt gebruiken bij CITES-aanvragen, verkoop of voor uw eigen archief.

EU-certificaat aanvragen

Na het genereren van de deskundigenverklaring (PDF) via PianoInfo kunt u het officiële EU-certificaat aanvragen. De procedure verschilt per land:

🇳🇱 Nederland — via RVO (€ 15)

1. Deskundigenverklaring genereren — Gebruik de CITES-wizard in uw dashboard om de PDF op te stellen
2. Aanvragen bij RVO — Ga naar mijn.rvo.nl/cites-documenten en dien een aanvraag in. Upload de PDF als bijlage
3. Dossiernummer ontvangen — Na registratie ontvangt u een dossiernummer om uw aanvraag te volgen
4. EU-certificaat ontvangen — RVO beoordeelt uw aanvraag en verstrekt het certificaat

Inloggen: bedrijven via eHerkenning (niveau 2+), particulieren via DigiD. Handelt u namens een klant? Regel een machtiging via mijn.rvo.nl/machtigingen.

🇧🇪 België — via FOD Volksgezondheid

1. Deskundigenverklaring genereren — Gebruik de CITES-wizard in uw dashboard
2. Formulier "Achtergrond en beschrijving" invullen — Download het verplichte formulier (.docx), vermeld het ivoren toetsbeleg en serienummer, en laat het ondertekenen door de eigenaar
3. Online loket CITES — Ga naar het online loket van FOD → kies "Europees certificaat" → "Certificaat voor commerciële activiteiten"
4. Documenten uploaden — Upload de PDF, het ingevulde formulier, kleurenfoto's (overzicht, klavier, serienummer) en eventueel aankoopbewijs
5. Betaling — Betaal via het online winkelmandje (creditcard, Bancontact of overschrijving)
6. EU-certificaat ontvangen — De Dienst CITES beoordeelt uw aanvraag en verstrekt het certificaat

Embed Widget — Uw aanbod op uw eigen website

Met de PianoInfo Embed Widget toont u uw actuele pianoapanbod direct op uw eigen website. De widget haalt automatisch uw publieke instrumenten op en toont ze in een stijlvol grid.

Installatie

Plak de volgende code op de gewenste plek in uw website:

Configuratie-opties

Tip: De widget past zich automatisch aan de breedte van uw pagina aan. Wijzigingen in uw PianoInfo-dashboard (nieuwe piano's, prijswijzigingen, verkocht) worden direct weergegeven.

Aan de slag

Stap 1: Account aanmaken

Registreer via de website en vul uw bedrijfsgegevens in. Deze worden getoond bij uw instrumenten.

Stap 2: Piano's toevoegen

Voeg instrumenten toe via uw dashboard: merk, model, foto's en prijs. Optioneel: inkoopprijs, BTW-type voor rapportages en "prijs op aanvraag" om de prijs te verbergen op de website.

Stap 3: Publiceren

Zet instrumenten op publiek zodra ze klaar zijn voor verkoop.

Bouwjaar opzoeken

Zoek gratis het bouwjaar van elke piano op, geen account nodig.

De nauwkeurigheid varieert per merk: sommige tot op het jaar, andere binnen een periode van enkele jaren.

Contact & Ondersteuning

PianoInfo wordt continu doorontwikkeld op basis van feedback uit de praktijk.